FORENINGEN FORUM, Bergen
Selskapslokalet
Booking

On-line booking av forsamlings- og selskapslokale i Håkonsgt. 24.

 

Velkommen til denne siden, som:








 

  • Gir deg mulighet til selv å foreta on-line booking via bookingsystemet Bookweb.
  • Beskriver hvorledes booking av forsamlings- og selskapslokalet i Håkonsgt. 24 foregår.

NB!
Dersom denne siden besøkes for første gang, bør man gjennomgå beskrivelsen før man foretar booking.

Leievilkår: Trykk her for å se våre leievilkår (pdf-file)
Priser .... : Trykk her for å se våre priser


Velg ønsket booking og start Bookweb ved å trykke på aktuell knapp:

 

NB! Får man problemer med bookingen, ikke nøl med å ringe tlf. 415 99 747 eller tlf. 922 61 479 for hjelp!


2. BESKRIVELSE AV BOOKINGDELEN.

Bookingen foregår:

  • Ved at man først velger ønsket måned og eventuelt år og deretter dato i Bookweb.

  • Videre oppgir man opplysninger om oppdragsgiver, om oppdraget og eventuelt om fakturamottaker.
  • Når bookingen er ferdig og blir lagret, får man automatisk en kopi av bestillingen sendt via den e-mailadressen man har oppgitt.
  • Bestillingen er nå bestilt og markert med gult i kalenderen i Bookweb.
  • Foreningen går deretter gjennom bestillingen, som enten blir bekreftet eller avvist via e-mail. Ved bekreftelse blir også våre betingelser sendt oppdragsgiver via e-mail. En bekreftet bestilling blir markert med rødt i kalenderen i Bookweb.
  • Faktura blir deretter sendt fakturamottaker, normalt i god tid før arrangementet. Bestillingen er endelig bekreftet når faktura er betalt.



Fig. 1 - Kalender i Bookweb.
















Når man går fra vår hjemmeside til selve bookingdelen i Bookweb, må man velge ønsket leietype:
  • enten dagtid mandag til fredag fra kl. 08:00 til kl. 16:00 eller
  • kveldstid mandag til torsdag fra kl. 17:00 til stengetid eller helg, fredag, lørdag, søndag (se prisliste).


Trinn 2 - valg av måned og ønsket dato.
Bookingdelen i Bookweb viser en enkel beskrivelse av lokalet med tilhørende prisbetingelser på venstre side og kalender med datoangivelser på høyre side (se fig. 1 - Kalender). Rød markering på dato = Opptatt. Gul markering = Bestilt, men ikke bekreftet. Ingen markering = Ledig.

Velg aktuell måned, år og dato. Valgt dato blir markert med blått. Velg deretter 'Neste' eller 'Tilbake'.
NB! Man kan velge flere påfølgende dager, f.eks. mandag til onsdag, ved å markere disse tre dagene i samme booking. Skal man derimot bestille mandag og onsdag, må man foreta 2 bestillinger. Dersom man f.eks. skal bestille både dagtid og kveld på samme dag, må man også foreta 2 bestillinger.


Trinn 3 - Registrering av oppdragsgiver, oppdragsdata og fakturamottaker.
På neste side i Bookweb, når 'Neste' er valgt, må man oppgi opplysninger om oppdragsgiver (navn etc.), om oppdraget (dato og klokkkeslett m.m) og om fakturamottaker.


Fig. 2 - Valg av oppdragsgiver.


Fig. 3 - Registrering av data om oppdragsgiver.  
    

        

 
     
 

Oppdragsgiver: Dersom man har booket tidligere, velger man oppdragsgiver/kunde ved å trykke og velge fra valgboksen og tidligere opplysninger om oppdragsgiver hentes fram.

I motsatt fall trykker man på tegnet utenfor
adressefeltet og kan deretter oppgi oppdragsgivers navn, adressefelter, telefon,  e-mailadresse og et fritt valgt passord (f.eks. fornavn)
Se fig. 3.

NB!
Det er viktig om foreningen skal kunne kontakte oppdragsgiver, at både telefonnr. og e-mailadresse er korrekt oppgitt.

NB! Det er ikke mulig å oppgi en
e-mailadresse, som er  brukt tidligere. I slike tilfeller må oppdragsgiver hentes fram, som vist i fig. 2 eller en annen e-mailadresse må oppgis.


    
Fig. 4 - Registrering av oppdragsdata.













Oppdragsdata: 
Her oppgir man opplysninger om oppdraget. 'Oppdrag:' Oppgi tekst om oppdraget eller navn, f.eks. '60 års dag' eller 'O. Normann'.
Både fra dato og til dato er utfylt fra valget man gjorde i  kalenderen.

Feltene 'Fra klokken' og 'Til klokken' fylles ut ved å velge fra valgboksen.

Feltet 'Spesielle behov/ønsker' fylles eventuelt ut dersom man har spesielle ønsker.  NB! Dersom man skal benytte A/V-utstyret i lokalet, må det oppgis her. Man må også oppgi om kjøkkenet skal benyttes eller ikke (se  prisliste).
Merk at bruk av kjøkken er obligatorisk ved bookinger i helg eller helligdager.




     
Fig. 5 - Opplysninger om fakturamottaker.




 
Fakturamottaker: 
Her oppgir man opplysninger om fakturamottaker. Feltene blir automatisk utfylt med opplysninger fra oppdragsgiver, men kan overstyres og utfylles bedre.

Feltet 'Faktura E-mail' fylles ut dersom faktura ønskes tilsendt via e-mail.





Trinn 4 - Avslutning av bookingen.
Bookingen avsluttes ved at man trykker 'Lagre'.
Kopi av bestillingen sendes nå automatisk til den e-mailadressen man har oppgitt for oppdragsgiver.

NB! Dersom kopi av bestillingen ikke mottas, må man snarest ta kontakt med foreningen via tlf. 415 99 747 eller e-post foreningenforum@online.no.

NB!
Dersom man ikke får lagret bookingen, f. eks. ved feilmelding, må man  også ta kontakt med foreningen.

Jan Chr. Olsen, som er ansvarlig for bookingsystemet, kan evt. kontaktes på tlf. 922 61 479 eller via e-post jkris-ol@online.no.

Gå til 'START BOOKING' ved å trykke her.



 
VelkommenSelskapslokaletForeningenAktiviteterSangforeningen